09 Jun Ideas para cumplir con las obligaciones de formación e información a los trabajadores
La formación e información de los trabajadores es una obligación para cualquier empresa que desee cumplir con la normativa vigente y sobre todo con el fin de garantizar un entorno laboral productivo, seguro y eficiente.
Vamos a sugerir algunas ideas y consejos para llevar a cabo estas obligaciones de manera efectiva, dentro de una empresa.
Detección de necesidades
Antes de llevar a cabo cualquier programa de formación, si somos los responsables de prevención de una empresa o de un Servicio de Prevención Propio o mancomunado, es crucial realizar una evaluación pormenorizada de las necesidades de formación de los trabajadores.
Para ello debemos tener claro desde el punto de vista preventivo que de manera previa debemos haber llevado a cabo un análisis de los puestos de trabajo identificando las necesarias competencias y habilidades que requiere cada uno de los puestos de trabajo que vamos a formar.
Podemos recopilar información directamente de los empleados sobre sus necesidades y expectativas, pero en cualquier caso debemos tener acceso al histórico de las formaciones previas de cada trabajador por puesto de trabajo.
En esta recopilación y previo archivo de este tipo de documentación nos pueden ayudar softwares informáticos específicos de prevención de riesgos laborales.
En la detección de necesidades es clave la revisión de accidentes e incidentes laborales con el fin de identificar áreas de mejora en los cuales un software informático que pueda poner en relación con los trabajadores con sus necesidades formativas y con el listado de accidentes, incidentes y bajas laborales, puede ofrecer resultados reveladores
Planteamiento de un programa de formación
Los programas de formación pueden utilizar metodologías que fomenten la participación activa de los trabajadores, como talleres, simulaciones y estudios de caso obteniéndose grandes resultados con este tipo de metodologías mas allá de los medios on-line, audiovisuales o el manejo de clases presenciales.
Debemos tener muy claro de manera previa cuales son los contenidos más importantes que queremos transmitir, para incluir contenidos que sean directamente aplicables al trabajo diario de los empleados.
De manera previa, debemos de haber definido objetivos concretos, específicos y medibles para cada grupo de trabajadores y para cada curso de formación.
Información continua y actualizada
Con independencia de la formación, es importante mantener un flujo de información de manera regular y continua a los trabajadores.
Este flujo de información puede llevarse a cabo mediante tablones de anuncios en áreas comunes, enviando boletines periódicos con información relevante sobre seguridad e higiene en el trabajo, análisis de normativas y buenas prácticas n los puestos de trabajo.
La transmisión de este tipo de información desde la empresa hasta los trabajadores puede ser por métodos tradicionales como reuniones informativas regulares para discutir novedades en la normativa y responder preguntas que puedan plantear los propios trabajadores.
También puede darse información por correo electrónico o comunicaciones internas, pero en este caso uno de los mejores métodos puede arbitrarse a través de un software de gestión de la prevención de riesgos laborales que facilitan la comunicación particular y directa entre los trabajadores y la empresa mediante mensajes directos al móvil.
Ejercicio de la Formación
Llevar de manera efectiva la formación requiere una organización previa y disponer de recursos adecuados al fin que nos proponemos.
Los recursos didácticos para utilizar deben ser los más adecuados al tipo de formación y al tipo de alumnado al que nos enfrentemos.
Desde el e-learning a manuales, videos y plataformas para facilitar el aprendizaje siempre en función de la materia a impartir y las características del público al que nos dirijamos, sin dejar de lado cualquier tipo de aprendizaje práctico o incluso basado en la realidad virtual
Conciliar un calendario de formación sin afectar de manera decisiva la producción de la empresa puede ser un reto. Reto de persuadir a la empresa de que a medio plazo la formación no sólo es necesaria si no beneficiosa. Establecer un calendario que permita a los empleados participar sin afectar la productividad puede ayudar a la inserción de estas prácticas dentro de la empresa.
Contar con la participación de formadores que tengan experiencia y conocimientos técnicos en los temas a tratar es fundamental para la credibilidad de la formación y que los trabajadores realmente pongan en práctica las lecciones impartidas.
La formación debe comprender tanto aspectos hipotéticos como aspectos de la realidad por lo cual el profesorado debe acumular experiencia tanto en la impartición de conocimientos teóricos como en la realidad de los conocimientos prácticos.
Tecnología e Innovación
Ya hemos comentado que la tecnología puede ser una gran aliada en la formación e información de los trabajadores.
La elección del método o métodos de impartición de la formación debe estar en consonancia con la materia a impartir y el perfil de los trabajadores que acuden a la formación.
Utilizar plataformas de e-learning para ofrecer formación flexible y accesible puede ser útil si hemos atendido al perfil de los alumnos y son susceptibles de utilizarlas de manera autónoma.
El uso de tecnologías de realidad virtual en simulaciones y entrenamientos prácticos puede ser muy útil cuando queremos enfrentar de manera segura situaciones de riesgo. Enfrentar esas situaciones de manera práctica y segura enriquece la docencia máxime si es de manera pública y el resto del alumnado es consciente de las errores y aciertos de sus compañeros.
Desarrollar aplicaciones móviles o contar desde la empresa con softwares que permitan la actividad de los trabajadores, son acciones de buena recepción por parte de los empleados.
Fomentan su participación al acceder a información, recursos formativos, formación que desde la empresa les cualifica y fomenta el siguiente punto que a continuación tratamos.
La participación de los trabajadores también debe pasar por involucrar a los empleados en la creación y mejora de los programas de formación en los que pueden participar a la hora de su diseño e implementación.
Cultura de Seguridad
Cuando la formación e información se llevan a cabo y son efectivas fomentan una cultura de seguridad que es esencial para el buen funcionamiento de la empresa desde el punto de vista de la seguridad y la salud laboral.
La cultura de la seguridad en la empresa se refuerza desde el reconocimiento y la recompensa de los trabajadores que demuestran un alto compromiso con la seguridad y la salud en la empresa adquiridos mediante la formación impartida.
Desde la dirección de la empresa y la dirección del servicio de prevención ajeno, mancomunado o propio que trabaje en la empresa deben promover activamente la seguridad y la formación continua de manera que sea percibida de manera activa y continua por el conjunto de la plantilla de trabajadores.
Actualización de Contenidos
La capacidad de adaptarse a cambios es importante para mantener la eficacia de la formación e información mediante la actualización de los contenidos formativos de manera regular para reflejar cambios en la normativa y las mejores prácticas.
Es por tanto necesario estar al tanto de las novedades legislativas y del progreso de la técnica y mejoras productivas de cara a la implementación de los programas para adaptarse a las necesidades cambiantes de los empleados y la empresa.
Cumplimiento Normativo
Es fundamental asegurarse de que todos los programas de formación e información cumplan con la normativa vigente que es la que marca la validez de los contenidos impartidos.
Es importante el registro de todas las actividades formativas e informativas impartidas en orden a justificar los deberes legales de la empresa y esto es extraordinariamente farragoso sin un software que nos auxilie en el registro pormenorizado de trabajadores vinculándolos con cada una de sus acciones formativas y su puesto de trabajo.
Evaluación y Seguimiento
La evaluación y el seguimiento de las acciones que llevamos a cabo son indispensables para conocer la eficacia de los programas de formación e información en el marco de un proceso de mejora empresarial.
Estas acciones pueden llevarse a cabo mediante dos herramientas que también nos puede facilitar un adecuado software de prevención de riesgos que nos facilite recibir ese feedback mediante encuestas facilitadas a los empleados.
El primero sería la realización de evaluaciones periódicas conocimientos que midan el conocimiento adquirido por los trabajadores.
En segundo lugar, recabar de los empleados la opinión para identificar áreas de mejora en los programas de formación.
En general, cumplir con las obligaciones de formación e información a los trabajadores es un proceso continuo que requiere planificación, recursos y compromiso que puede reportarnos resultados que podemos identificar mediante indicadores de rendimiento para evaluar el impacto de la formación en la productividad y la seguridad laboral.
