12 May 10 consejos para gestionar un servicio de prevención mancomunado y no morir en el intento – Parte 1 –
La gestión de un Servicio de Prevención Mancomunado (SPM) puede ser un desafío en el cual muchas variables como la forma de trabajo, el sector para el que trabajamos, nuestra Dirección o la circunstancia de trabajar solos o en equipo pueden determinar nuestro éxito.
En estas líneas nos centraremos en cinco de estos aspectos, aunque por la propia complejidad del tema, quedará pendiente una segunda parte con otros cinco.
Utiliza un software de prevención de riesgos.
Quizá éste sea el consejo más relevante de cuantos se enumeran y de ahí que se anteponga a todos.
La gestión de la prevención de riesgos laborales (PRL) es una obligación legal para todas las empresas y su objetivo es asegurar tanto la seguridad como el bienestar de todos los empleados.
Un SPM hace exactamente lo mismo, pero dentro de un ámbito geográfico, sectorial concreto. Por tanto, el software utilizado debe cumplir con las normativas legales, estar continuamente actualizado en este aspecto y ser lo suficientemente potente y completo como para gestionar todos los centros de trabajo incluidos.
Un software de gestión PRL eficiente debe ofrecer funcionalidades que permitan a la empresa administrar de manera integral todos los aspectos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo, incluyendo la actualización de los criterios legales aplicables.
Como ya se expuso en un artículo anterior las características de un buen programa de gestión para un SPM deberían incluir :
Realización eficiente de evaluación de riesgo
Gestión adecuada de documentación y de la actividad preventiva
Personal de la empresa: formación y capacitación
Gestión de incidentes y accidentes. Costes
Control e indicadores. Potente apartado estadístico
Gestión de Equipos de Protección Individual y ropa laboral.
Cumplimiento y actualización legal
Posibilidad de comunicación con empresas y trabajadores
Análisis de datos e informes
Compatibilidad e integración con otros sistemas
Generación de modelos de evaluación.
La generación de modelos de evaluación puede ser extremadamente beneficiosa para un servicio de prevención mancomunado.
Al compartir modelos de evaluación, el SPM puede optimizar el uso de los recursos humanos y técnicos propios del servicio.
Los modelos de evaluación permiten estandarizar los procedimientos de identificación y análisis de riesgos en las empresas participantes, asegurando un mismo criterio y metodología pata todas en todos los casos. También ponen de manifiesto de manera más patente las áreas de mejora en las que tanto el SPM como las empresas de manera individual, pueden poner el acento y afinar ajustes en los procesos preventivos.
A esto es a lo que comúnmente llamamos mejora continua. La mejora continua es una evolución que proviene de una comparación de datos.
La generación de modelos de evaluación puede ser aprovechada a modo de herramienta de formación e información para los trabajadores de las empresas participantes del SPM, reduciendo el riesgo de sanciones y mejorando la seguridad laboral a través del cumplimiento legal.
Los modelos estandarizados facilitan esta comparación de datos entre diferentes empresas, permitiendo identificar patrones a tratar de manera individual o colectiva, así como el control por parte de auditorías internas y externas.
Esto puede ser de relevancia en el caso de que el SPM se someta de manera periódica a las auditorias prescritas por el R.D. 39/97 y de este modo los procesos a revisar resultan más sólidos, defendibles y coherentes.
Generación de modelos de evaluación.
Conciliar la estandarización de evaluaciones de riesgos con su personalización en un SPM es crucial para asegurar tanto la consistencia como la relevancia de las evaluaciones y el resto de la documentación.
Es importante realizar evaluaciones de riesgos adaptadas a las características particulares de cada empresa y registrar todas las acciones preventivas de manera individual por cuanto ésta es la obligación legal.
En este sentido es importante la introducción del concepto de marco.
Desarrollar un marco estandarizado, crear un marco de evaluación de riesgos que incluya criterios y metodologías comunes para todas las empresas del SPP debe convertirse en un objetivo que asegura que todas las evaluaciones sigan un mismo estándar básico.
Ahora bien, dentro de ese marco debemos tender a la especialización, a la particularización de las circunstancias mediante el ajuste y adaptaciones dentro del marco que nos hemos dado.
Es desde ahí desde donde afrontamos las particularidades de cada empresa incluyendo riesgos específicos lo cual exigirá al personal del SPM adaptarse y permitir la personalización de ciertos elementos sin perder la coherencia del conjunto.
Mantener el equilibrio entre la estandarización y la personalización de la documentación se convierte en clave, pero asegura que sea consistente y cumpla su función en cada empresa del SPM.
Realizar revisiones periódicas, incluirá desde la adopción del concepto de marco, la propia revisión del marco estandarizado, así como de las evaluaciones personalizadas para asegurar que sigan siendo realistas y efectivas.
Tareas y organización.
La utilización de herramientas organización como la calendarización de tareas puede ser muy beneficiosa para gestionar un servicio de prevención mancomunado ayudando a su organización.
Reducen los errores al crear calendarios, evitando superposiciones y conflictos de horarios facilitando cambios, actualizaciones y permitiendo realizar modificaciones con notificaciones automáticas.
Las aplicaciones de organización y calendarización deben poderse integrar con herramientas de gestión de tareas y correo electrónico, creando un ecosistema de trabajo coherente que reduzca la carga más administrativa y burocrática.
Estas herramientas suelen ser accesibles desde múltiples dispositivos, y ofrecen sólidas funciones de protección de los datos personales y profesionales mejorando significativamente la eficiencia y la coordinación en un SPM.
Fin del papel en la gestión de formación y recibís de EPIs.
La eliminación del papel en la gestión de un SPM mejora la eficiencia y productividad mediante el acceso inmediato a la información que nos permite la digitalización de documentos y datos, evitando el acceso a archivos físicos.
Eliminar el papel reduce los gastos de oficina y permiten organizar la documentación de manera más eficiente.
Además, la documentación digital es susceptible de ser securizada con medidas como encriptación y controles de acceso, reduciendo el riesgo de pérdida o robo de información.
Eliminar el papel no sólo libera espacio físico y contribuye a la protección del medio ambiente, los sistemas digitales permiten automatizar tareas repetitivas, como la generación de recibís y otros documentos.
