28 Mar 10 contenidos imprescindibles que debe contener un Software de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales
La gestión de la prevención de riesgos laborales es una responsabilidad legal para cualquier empresa. El fin es garantizar no sólo la seguridad si no también el bienestar de todos sus trabajadores.
El software debe cumplir asimismo con las normativas legales vigentes en el país de destino y ser lo más flexible, potente y completo como para aceptar centros de trabajo bajo diferentes legislaciones, como puede ser el caso de empresas multinacionales.
Un software de gestión PRL eficaz debe incluir funcionalidades que permitan a la empresa gestionar de manera integral todos los aspectos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo con actualización de los criterios legales aplicables.
Estos son a nuestro criterio los contenidos esenciales que debe tener un software profesional de gestión PRL:
1. Evaluación de riesgos
La evaluación de riesgos está en el origen de la gestión de la prevención de riesgos laborales. El software de PRL debe incluir:
- Identificación de riesgos: Registro de todos los posibles peligros en el entorno laboral.
- Análisis de Consecuencias: Evaluar potenciales consecuencias de los peligros identificados.
- Cuantificación de la concreción de los Riesgos: Asignar una valoración a cada riesgo basado en su probabilidad y severidad u otras dinámicas de cuantificación que pudieran plantearse.
- Planificación de Medidas Preventivas: Proposición y gestión de las medidas prescritas de cara a mitigar los riesgos identificados.
2. Gestión de documentación y de la actividad preventiva
La adecuada gestión de la documentación generada es fundamental para mantener un registro actualizado y accesible de todas las actividades relacionadas con la PRL. El software de PRL debe incluir:
- Almacenamiento Centralizado: Un registro centralizado para todos los documentos relacionados con la PRL.
- Control de Versiones: Inserción y seguimiento de las versiones de los documentos para asegurar que siempre se utilicen las versiones más recientes.
- Registro mediante log de las alteraciones realizadas con detalle de usuario involucrado, día y hora de la modificación permitiendo un acceso controlado por un responsable que permita el acceso a los documentos solo a personal autorizado.
3. Personal de la empresa: formación y capacitación
La información y la formación inicial y / o continua es esencial hoy en día para mantener a los empleados informados y preparados para recordar riesgos laborales ya existentes o nuevos que aparezcan por la propia dinámica de la producción empresarial. El software de PRL debe incluir:
- Programas de Formación: Cursos y módulos de formación sobre seguridad y salud en el trabajo.
- Seguimiento de la Formación: Registro individual de la participación y el progreso de los empleados en los programas de formación.
- Registro de la formación e información en las nuevas incorporaciones de personal en la empresa.
- Evaluaciones y Certificaciones: Evaluaciones para medir el conocimiento adquirido y certificaciones para los empleados que completen los cursos.
4. Gestión de incidentes y accidentes
La gestión de incidentes y accidentes es imprescindible para identificar áreas de mejora y prevenir futuros accidentes e incidentes. El software de PRL debe incluir:
- Registro de accidentes: Un sistema para registrar todos los accidentes ocurridos en el lugar de trabajo.
- Registro de incidentes: Un sistema para registrar todos los incidentes ocurridos en el lugar de trabajo.
- Investigación de Accidentes e Incidentes: Herramientas de investigación, metodologías que aclaren las causas de los accidentes e incidentes con proposición de medidas correctivas.
- El software debe incluir un registro de los datos económicos del perjuicio causado a la empresa por costes ocultos o manifiestos de los incidentes o accidentes que se hayan producido.
- Análisis de los datos de accidentes e incidentes de modo que se puedan inferir patrones y tendencias.
5. Control e indicadores
El visionado y control continuo de datos asegura que las medidas preventivas se implementen y mantengan. El software de PRL debe incluir:
- Programación y registro de inspecciones y auditorías de seguridad. Cuestionarios de seguridad, comunicados de riesgo que fomenten el control del departamento de PRL así como la participación de los trabajadores en la seguridad y salud de la empresa.
- Disposición de indicadores clave de desempeño (KPI) relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.
- Sistema de alertas para notificar a los responsables autorizados sobre cualquier incidencia, incumplimiento o desviación de los objetivos planteados.
6. Gestión de Equipos de Protección Individual y ropa laboral
La gestión adecuada de los EPIS es fundamental para garantizar la seguridad y salud de los empleados. El software de PRL debe incluir:
- Asignación de EPIS y ropa laboral: Asignación de equipos a los empleados según Evaluación de Riesgos y Planificación de la acción Preventiva, necesidades y riesgos específicos.
- Inventario de EPIS y equipos: Registro de todos los equipos de protección individual disponibles en la empresa junto con otros medios de vestuario o herramientas necesarios para la correcta realización del trabajo. Control de stocks.
- Mantenimiento y Reemplazo: Programación de mantenimiento y reemplazo de los equipos de protección individual y otros equipos provistos por la empresa.
7. Cumplimiento legal
El cumplimiento de las normativas legales es esencial para preservar la seguridad patrimonial de la empresa, evitar sanciones y garantizar un entorno de trabajo seguro. El software de PRL debe incluir:
- Actualización de Normativas y regulaciones vigentes en materia de PRL junto con su traslación efectiva al software.
- Posibilidades de control y auditoría: Realización de evaluaciones periódicas para asegurar el cumplimiento de las normativas vigentes de manera rápida y visual.
- Partes de cumplimiento mediante la generación de informes detallados sobre el estado de cumplimiento de la empresa escalables en la organización.
8. Comunicación y colaboración
La comunicación efectiva entre los diferentes niveles de la empresa es crucial para una gestión eficiente de la PRL. El software de PRL debe incluir:
- Módulo de comunicación para facilitarla entre empleados, mandos intermedios y departamento de PRL.
- Asignación personal o departamental así como seguimiento de tareas relacionadas con la detección o resolución de problemáticas de PRL.
- Fomento de la participación e interacción de empleados y PRL con espacios para la colaboración mediante alertas, revisiones de seguridad y comunicados de riesgos nominales o anonimizados.
9. Análisis e informes
El análisis de datos es esencial para la toma de decisiones coherentes a la empresa en general y al departamento de PRL en particular. El software de PRL debe incluir:
- Análisis de Datos: Módulos de herramientas claras y visuales para analizar los datos recopilados y sacar consecuencias sobre la gestión de la PRL.
- Generación de informes: Creación de informes generados automáticamente y de manera visual sobre todos los aspectos de la PRL.
- Gráficos y dashboards lo más específico posibles para visualizar los datos de manera clara con informes escalables dentro del organigrama de cara a la toma de decisiones correctas.
10. Compatibilidad e integración con otros sistemas
La flexibilidad y compatibilidad con otros sistemas de la empresa es fundamental para una gestión eficiente y coherente. El software de PRL debe incluir:
- Adaptabilidad con ERP: Conexión con el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la empresa.
- Compatibilidad con bases de datos RRHH mediante una posible conexión con el sistema de recursos humanos para gestionar entradas de personal, bajas, modificación de condiciones, formación, documentación, acccidentes…
